SWOT Là Gì? Nội Dung, Vai Trò & Cách Phân Tích Ma Trận SWOT

Để xây dựng chiến lược cho doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều công cụ khác nhau. Trong đó, ma trận SWOT là công cụ được sử dụng khá phổ biến do tính thực tiễn cao và mang lại hiệu quả giúp doanh nghiệp định hướng và phát triển kinh doanh trên cơ sở tận dụng cơ hội, phát huy điểm mạnh, khắc phục điểm yếu và thách thức trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về ma trận SWOT, trong bài viết này Luận Văn Beta sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu ma trận SWOT là gì? SWOT là viết tắt của từ gì? Cũng như cách phân tích ma trận SWOT hiệu quả nhé!

Ma trận SWOT là gì?

SWOT là viết tắt của từ gì?

SWOT là công cụ hữu dụng trong việc nắm bắt và ra quyết định trong mọi tình huống đối với bất cứ tổ chức kinh doanh nào. SWOT là từ viết tắt của 4 chữ Strengths (điểm mạnh), Weaknesses (điểm yếu), Opportunities (cơ hội) và Threats (nguy cơ) nhằm cung cấp một công cụ phân tích chiến lược, rà soát và đánh giá vị trí, định hướng của công ty hoặc một đề án kinh doanh. SWOT phù hợp để làm việc và phân tích theo nhóm sử dụng để lập kế hoạch kinh doanh, xây dựng chiến lược và đánh giá đối thủ cạnh tranh, lên kế hoạch marketing… SWOT là công cụ cực kỳ hữu ích giúp chúng ta tìm hiểu vấn đề hoặc ra quyết định trong tổ chức, quản lý và kinh doanh. Nói một cách đơn giản, đây là khung lý thuyết mà khi dựa vào đó, chúng ta có thể xét duyệt lại các chiến lược, xác định vị thế cũng như hướng đi của một tổ chức, công ty, phân tích các đề xuất kinh doanh hay bất cứ ý tưởng nào liên quan đến quyền lợi doanh nghiệp. Trên thực tế, việc vận dụng SWOT ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Nguồn gốc của ma trận SWOT

Mô hình ma trận SWOT do Albert Humphrey phát triển vào những năm 1960-1970 là kết quả của dự án nghiên cứu do đại học standford, Mỹ thực hiện. Dự án này sử dụng dữ liệu từ 500 công ty có doanh thu lớn nhất nước Mỹ để tìm ra nguyên nhân thất bại trong việc lập kế hoạch của các doanh nghiệp.

Ban đầu, mô hình phân tích này mang tên là SOFT, viết tắt của Thỏa mãn (Satisfactory)- Cơ hội (Opportunity)- Lỗi (Fault)- Nguy cơ (Threat). Nhưng đến năm 1964, sau khi mô hình này được giới thiệu cho Urick và Orr tại Zurich Thụy Sĩ, Albert cùng các cộng sự đã đổi F (Fault) thành W (Weakness) và SWOT ra đời từ đó. Phiên bản đầu tiên được thử nghiệm và giới thiệu đến công chúng vào năm 1966 dựa trên công trình nghiên cứu của tập đoàn Erie Technological.

Năm 1973, mô hình SWOT được sử dụng tại J W French Ltd và được phát triển từ đây và ngày càng cho thấy khả năng hữu hiệu trong việc đưa ra và thống nhất các mục tiêu của tổ chức mà không cần phụ thuộc vào việc tư vấn hay các nguồn lực tốn kém khác.

Vai trò và ý nghĩa của ma trận SWOT

Ma trận SWOT cung cấp các thông tin hữu ích để kết nối các nguồn lực và khả năng của doanh nghiệp với môi trường cạnh tranh mà doanh nghiệp hoạt động. Đây là công cụ để hình thành và lựa chọn chiến lược vì SWOT cung cấp công cụ phân tích chiến lược, rà soát và đánh giá vị trí, định hướng của doanh nghiệp hay một đề án kinh doanh.

SWOT không chỉ có ý nghĩa đối với doanh nghiệp trong việc hình thành chiến lược kinh doanh nội địa mà còn có ý nghĩa rất lớn trong việc hình thành chiến lược kinh doanh quốc tế để đáp  ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Để phát triển bền vững, việc tiến hành phân tích SWOT là khâu không thể thiếu trong quá trình hoạch định chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Ma trận SWOT là một gợi ý những giải pháp chiến lược hiệu quả, mô hình SWOT được sử dụng khá rộng rãi và được coi là một công cụ phân tích chiến lược hiệu quả. Đây là phương pháp rất đơn giản, dễ áp dụng và có thể sử dụng vào nhiều lĩnh vực hoạt động.

Chất lượng phân tích ma trận SWOT phụ thuộc vào chất lượng thông tin thu thập được. Thông tin cần tránh cái nhìn chủ quan từ một phía mà nên tìm kiếm thông tin từ mọi phía như ban giám đốc, khách hàng,…

Phân tích SWOT là việc đánh giá cách chủ quan các dữ liệu được sắp xếp theo định dạng SWOT dưới một trật tự logic, dễ hiểu và dễ trình bày để sử dụng trong quá trình ra quyết định. Các mẫu SWOT cho phép kích thích suy nghĩ hơn là dựa trên các phản ứng theo thói quen hoặc theo bản năng.

Việc phân tích SWOT khi được tiến hành một cách kỹ lưỡng và sáng suốt thì các chiến lược đề ra có thể nắm bắt được các cơ hội và doanh nghiệp cũng sẵn sàng để đối phó với những đe dọa có thể xảy ra trong tương lai một cách hiệu quả.

Ma trận SWOT được sử dụng khi nào?

Đối với doanh nghiệp, phân tích ma trận SWOT nên được sử dụng để giúp nhà quản trị doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vị trí hiện tại và tương lai của mình trên thị trường hoặc so với mục tiêu đã đặt ra.

Các tổ chức hoặc cá nhân sử dụng phân tích ma trận SWOT có thể thấy được lợi thế cạnh tranh, triển vọng tích cực cũng như các vấn đề đang tồn tại hoặc tiềm ẩn trong tương lai. Từ các thông tin có được, họ có thể phát triển kế hoạch kinh doanh hoặc mục tiêu cá nhân hoặc tổ chức để tận dụng những mặt tích cực đồng có hướng giải quyết cho những vấn đề, thiếu sót.

Khi các yêu tố SWOT được xác định, người ra quyết định có thể đánh giá liệu một sáng kiến, dự án hoặc sản phẩm có đáng theo đuổi hay không và những gì cần thiết để thành công. Như vậy, việc phân tích nhằm mục đích giúp tổ chức kết hợp các nguồn lực của mình với môi trường cạnh tranh. Phân tích ma trận SWOT có thể được sử dụng để đánh giá và xem xét một loạt các mục tiêu và kế hoạch hành động, chẳng hạn như sau:

• Việc tạo ra và phát triển sản phẩm/ dịch vụ kinh doanh
• Đưa ra các quyết định tuyển dụng, thăng chức hoặc các quyết định nhân sự khác
• Đánh giá và cải thiện các cơ hội và hiệu suất dịch vụ khách hàng
• Xây dựng chiến lược kinh donah nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh hoặc nâng cao hiệu quả kinh doanh
• Đưa ra quyết định đầu tư vào công nghệ, vị trí địa lý, thị trường…
• Phân tích các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động và khả năng cạnh tranh của tổ chức.

Nội dung của ma trận SWOT

Để thực hiện phân tích SWOT cho vị thế cạnh tranh của công ty, chúng ta sẽ tiến hành đặt các câu hỏi sau:

Strengths: Lợi thế của mình là gì? Công việc mà mình làm tốt nhất? Ưu thế mà người khác thấy được ở mình là gì? Cần xem xét vấn đề trên phương diện của bản thân và người khác,…Các ưu thế thường được hình thành khi so sánh với đối thủ cạnh tranh. Ví dụ, nếu tất cả các đối thủ cạnh tranh đều cung cấp sản phẩm chất lượng cao thì một quy trình sản xuất với chất lượng như vậy không phải là ưu thế mà là điều cần thiết để tồn tại trên thị trường.

Weaknesses: Có thể cải thiện điều gì? Công việc nào mình làm không tốt? Cần xem xét vấn đề trên cơ sở bên trong và bên ngoài, người khác có thể nhìn thấy điểm yếu mà bản thân không nhìn thấy? Vì sau đối thủ cạnh tranh có thể làm tốt hơn mình? Cần nhìn nhận vấn đề cách thực tế và đối mặt với sự thật.

Opportunities: Cơ hội tốt đang ở đâu và xu hướng đáng quan tâm nào mình đã biết? Cơ hội có thể xuất phát từ sự thay đổi công nghệ và thị trường dù là tế hay trong phạm vi hẹp, từ sự thay đổi trong chính sách nhà nước liên quan đến lĩnh vực hoạt động công ty,…Phương thức tìm kiếm hữu ích là rà soát các ưu thế của mình và tự đặt các câu hỏi liệu các ưu thế ấy có mở ra cơ hội mới nào không. Cũng có thể làm ngược lại, rà soát các yếu điểm và tự đặt ra câu hỏi liệu có cơ hội nào xuất hiện nếu loại bỏ được chúng.

Threats: Những trở ngại đang gặp phải là gì? Các đối thủ cạnh tranh đang làm gì? Có những đòi hỏi đặc thù về công việc, sản phẩm hay dịch vụ có thay đổi gì không? Các phân tích này để giúp tìm ra những việc cần phải làm và biến yếu điểm thành triển vọng.

Ví dụ về phân tích ma trận SWOT

Để hiểu hơn về phân tích ma trận SWOT, dưới đây Luận Văn Beta sẽ đưa đến cho bạn một ví dụ đơn giản về phân tích ma trận SWOT cho một nhà hàng. Cụ thể:

Điểm mạnh:

• Được khách hàng ưa chuộng
• Lựa chọn thực phẩm độc đáo
• Thành phần chất lượng cao
• Nhân viên nhiệt tình, vui vẻ, lịch sự

Điểm yếu:

• Ngân sách dành cho marketing thấp
• Tiền lương nhân viên có hạn
• Giá món ăn quá thấp để có thể duy trì nhà hàng
• Ít nhân viên

Cơ hội:

• Các ngân hàng sẵn sàng cung cấp các khoản vay cho các doanh nghiệp nhỏ hơn
• Sự hiện diện trên mạng xã hội của nhà hàng ngày càng tăng
• Nhà hàng có vườn rau nên có thể giảm giá nguyên liệu

Mối đe dọa:

• Vô số nhà hàng đang phát triển mỗi tuần
• Chính sách của chính phủ có thể ảnh hưởng đến sản xuất cây trồng và dẫn đến tăng giá nguyên liệu
• Có rất nhiều nhà hàng đang trở nên phổ biến trên mạng xã hội

Các chiến lược cơ bản trong SWOT

Chiến lược SO (Strengths-Opportunities): Là chiến lược sử dụng các điểm mạnh bên trong doanh nghiệp để tận dụng các cơ hội từ bên ngoài. Các nhà quản trị mong muốn tổ chức của họ ở vị trí mà những điểm mạnh bên trong có thể được sử dụng để lợi dụng những xu hướng và biến cố của môi trường bên ngoài. Thông thường, các tổ chức sẽ theo đuổi các chiến lược WO, ST hay Wt đẻ có thể vào vị trí mà họ áp dụng chiến lược SO. Khi doanh nghiệp có những điểm yếu lớn thì sẽ cố gắng vượt qua, làm cho chúng trở thành điểm mạnh. Khi một tổ chức đối đầu với những mối đe dọa quan trọng thì sẽ tìm cách tránh chúng và tập trung vào cơ hội.

Chiến lược W-O (Weaks-Opportunities): Chiến lược này dùng để cải thiện những điểm yếu bên trong bằng cách tận dụng những cơ hội bên ngoài. Đôi khi những cơ hội lớn bên ngoài đang tồn tại nhưng doanh nghiệp có những điểm yếu bên trong ngăn cản việc khai thác những cơ hội này.

Chiến lược S-T ( Strengths-Threats): Là chiến lược sử dụng các điểm mạnh của doanh nghiệp để tránh khỏi hoặc giảm bớt ảnh hưởng của những mối đe dọa bên ngoài. Điều này không có nghĩa là một tổ chức vững mạnh luôn gặp phải những mối đe dọa từ bên ngoài.

Chiến lược W-T (Weaks- Threats): Là các chiến lược phòng thủ làm giảm đi những điểm yếu bên trong và tránh khỏi những mối đe dọa từ bên ngoài. Một tổ chức đối đầu với vô số mối đe dọa bên ngoài và điểm yếu bên trong có thể khiến cho nó lâm vào hoàn cảnh không an toàn chút nào. Thực tế, một tổ chức như vậy phải đấu tranh để tồn tại, liên kết và hạn chế chi tiêt.

Mục đích của mỗi công cụ kết hợp là nhằm đề ra các chiến lược khả thi có thể chọn lựa chứ không phải là quyết định chiến lược nào là tốt nhất. Do đó, không phải tất cả các chiến lược được phát triển trong ma trận SWOT đều được lựa chọn để thực hiện.

Với việc phân tích môi trường nội bộ doanh nghiệp, các mặt mạnh về tổ chức doanh nghiệp có thể là các kỹ năng, nguồn lực, lợi thế mà doanh nghiệp có được trước các đối thủ cạnh tranh như có nhiều nhà quản trị tài năng, công nghệ vượt trội, thương hiệu nổi tiếng,…

Những mặt yếu của doanh nghiệp thể hiện ở các thiếu sót hoặc nhược điểm về kỹ năng, nguồn lực hay các yếu tố hạn chế năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp như mạng lưới phân phối kém hiệu quả, quan hệ lao động không tốt, thiếu nhà quản trị có kinh nghiệm hay sản phẩm lạc hậu.

Kết quả của quá trình phân tích SWOT cần đảm bảo tính cụ thể, chính xác và thực tế vì doanh nghiệp sẽ sử dụng kết quả này để thực hiện các bước tiếp theo như hình thành chiến lược, mục tiêu chiến lược,…

Một chiến lược hiệu quả là một chiến lược tận dụng được các cơ hội bên ngoài và sức mạnh bên trong cũng như vô hiệu hóa các nguy cơ bên ngoài và hạn chế hoặc vượt qua được những yếu kém của bản thân doanh nghiệp. Các chiến thuật thường được thiết lập theo hướng tập trung cụ thể hóa chi tiết việc thực hiện kế hoạch chi tiết như thế nào.

Ưu nhược điểm của phân tích ma trận SWOT là gì?

Phân tích ma trận SWOT có rất nhiều khía cạnh tích cực nhưng không có công cụ nào là hoàn hảo. Hiểu rõ ưu nhược điểm của phân tích ma trận SWOT chính là chìa khóa quan trọng để đưa ra những quyết định đúng đắn. Dưới đây là một số ưu – nhược điểm khi sử dụng ma trận SWOT:

Ưu điểm:

• Dễ dàng áp dụng cho mọi công ty và mọi tình huống: Phân tích ma trận SWOT có cấu trúc đơn giản đến mức nó có thể được áp dụng cho bất kỳ công ty nào trong bất kỳ ngành nào. Nó cũng có thể được sử dụng trong nhiều tình huống và sáng kiến ​​chiến lược.
• Một công cụ có thể kể bốn câu chuyện: Trong khi các công cụ đánh giá khác chỉ có thể đánh giá một tình huống tại một thời điểm thì quy trình phân tích ma trận SWOT có thể cho công ty biết bốn điều cùng một lúc. Điều này có nghĩa là các nhà lãnh đạo có thể có bốn cuộc thảo luận toàn diện về các vấn đề liên quan đến công ty cùng một lúc.
• Tích hợp dữ liệu toàn diện: Có rất nhiều công việc cần thực hiện trong quá trình phân tích ma trận SWOT và các nhà lãnh đạo có thể hưởng lợi từ việc kết hợp thông tin định lượng và định tính. Việc có sẵn dữ liệu này có thể cải thiện việc lập kế hoạch, tăng cường giao tiếp và cuối cùng dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn.
• Chi phí thấp: Các nhà lãnh đạo không cần một phần mềm hay nhà tư vấn đắt tiền để hướng dẫn họ thực hiện quy trình. Tất cả những gì các nhà lãnh đạo cần là một bảng tính và thời gian để điền vào Phân tích ma trận SWOT.
• Đơn giản: Không cần đào tạo hoặc kỹ năng kỹ thuật để hoàn thành quá trình này. Vì vậy, bất cứ ai cũng có thể làm được điều này. Ngoài ra, tính đơn giản của nó giúp người khác dễ dàng hiểu được quy trình và kết quả hơn để các nhà lãnh đạo có thể nhanh chóng chia sẻ thông tin với các nhân viên khác bất kể vị trí của họ trong công ty.
• Giúp các công ty “chơi tấn công và phòng thủ”: Tùy thuộc vào thời điểm các nhà lãnh đạo doanh nghiệp quyết định thực hiện Phân tích SWOT, nó có thể giúp các nhà lãnh đạo khám phá các cơ hội sinh lời hoặc chống lại các đối thủ cạnh tranh mới gia nhập thị trường. Dù bằng cách nào, công cụ này cho phép các nhà lãnh đạo tạo ra kế hoạch tấn công để tối đa hóa điểm mạnh hoặc quản lý các mối đe dọa và điểm yếu tùy theo tình huống.

Nhược điểm:

• Thiếu sự ưu tiên: Phân tích SWOT có thể trở nên phức tạp nếu các nhà lãnh đạo không rõ ràng về những gì họ sẽ ưu tiên. Bản thân công cụ này không tự động thực hiện việc này nên có thể khó quyết định vấn đề cần giải quyết trước tiên. SWOT được thiết kế để giải quyết các vấn đề thích hợp, vì vậy các nhà lãnh đạo có thể cảm thấy bị áp lực phải xử lý mọi việc cùng một lúc.
• Thiếu rõ ràng: Các nhà lãnh đạo sẽ làm gì nếu một yếu tố vừa là điểm yếu vừa là điểm mạnh? Làm cách nào họ có thể quản lý việc này bằng SWOT? Thật không may, công cụ này không cung cấp cách thức đáng tin cậy để thực hiện việc này. Các nhà lãnh đạo phải gắn giá trị của mình với những yếu tố xuất hiện hai lần và quyết định bước đi tốt nhất để giải quyết chúng.
• Phân tích mang tính chủ quan: Phân tích SWOT chỉ có chức năng khi dữ liệu được đưa vào đó. Nó sẽ phản ánh những thành kiến ​​và kinh nghiệm của cá nhân tạo ra nó. Điều này khiến không thể nhận được dữ liệu khách quan liên quan đến SWOT, vì vậy các nhà lãnh đạo có thể thắc mắc liệu thông tin đó có hữu ích hay không.
• Quá nhiều ý kiến ​​​​để giải quyết: Trong quá trình SWOT, có khả năng một nhà lãnh đạo sẽ có sự tham gia của nhiều nhà quản lý, trưởng bộ phận, giám đốc điều hành cấp cao và thậm chí cả nhân viên tuyến đầu. Mặc dù tất cả ý kiến ​​của họ đều có giá trị nhưng rất khó để giải quyết tất cả ý kiến ​​của họ. Vì vậy sẽ có một số ý kiến ​​bị loại bỏ.

Kết luận, phân tích ma trận SWOT là một trong những bước vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong xu thế hội nhập ngày càng mạnh mẽ như hiện nay. Tuy nhiên, phân tích và sử dụng ma trận SWOT là một công việc khó đòi hỏi nhiều thời gian, công sức, chi phí và khả năng phân tích, xử lý thông tin sao cho hiệu quả nhất. Hy vọng thông qua bài viết này, các bạn đã hiểu rõ hơn về ma trận SWOT là gì cũng như có thêm những thông tin hữu ích phục vụ quá trình nghiên cứu của mình.