Có thể nói rằng, ra quyết định là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của người quản trị vì nó sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả của tổ chức, cơ quan của mình. Việc ra quyết định nhằm định hướng hoạt động và tính chất của tổ chức để giải quyết vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống và phân tích các thông tin về hiện tượng đó. Để ra quyết định, đòi hỏi người quản trị phải hiểu được quy luật để ra quyết định dựa trên cơ sở khoa học. Trong bài viết này, Luận Văn Beta sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu khái niệm quyết định quản trị là gì và những nội dung kiến thức xoay quanh khái niệm này.
Quyết định quản trị là gì?
Quyết định quản trị là một trong những hành vi sáng tạo của chủ thể quản trị trong tổ chức, công ty để xác định các nhiệm vụ, mục tiêu và tính chất hoạt động của tổ chức nhằm giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở vận động các quy luật khách quan và phân tích thông tin chi tiết về tổ chức và môi trường.
Quyết định quản trị là việc ấn định và đưa ra một lựa chọn của chủ thể quản trị về một hoặc một số phương án nhằm thực hiện những công việc cụ thể trong điều kiện hoàn cảnh nhất định để có thể đạt được mục tiêu của tổ chức một cách tốt nhất.
Mỗi quyết định quản trị cần trả lời cho câu hỏi: cần phải làm gì? Làm như thế nào? Ai làm và làm ra sao?
Đặc điểm của các quyết định quản trị là gì?
Thứ nhất, chỉ có chủ thể quản trị mới có quyền đưa ra quyết định vì người quyết định phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về quyết định của mình và quyết định đưa ra phải có hiệu lực thi hành và phải có người thừa hành để thực hiện quyết định đó. Vì vậy, chỉ có chủ thể quản trị mới có quyền ra quyết định trong phạm vi mình được phân công phụ trách.
Thứ hai, quyết định quản trị chỉ được đưa ra để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó nên nhà quản trị chỉ nên đưa ra quyết định khi vấn đề đó đã chín muồi.
Thứ ba, một quyết định quản trị vừa phải mang tính khách quan vừa mang tính chủ quan theo ý định của nhà quản trị. Nhà quản trị chỉ nên đưa ra quyết định khi có đủ thông tin, hiểu biết các đặc điểm, quy luật khách quan liên quan đến vấn đề nhưng giải quyết vấn đề như thế nào cũng dựa theo nhận thức của nhà quản trị để đưa ra giải pháp phù hợp hay không theo năng lực của mình.
Thứ tư, quyết định quản trị luôn gắn với thông tin và các biện pháp xử lý thông tin nên khi muốn đưa ra quyết định, nhà quản trị cần có các thông tin liên quan và xử lý các thông tin để làm cơ sở cho việc đưa ra quyết định.
Thứ năm, quyết định quản trị luôn chứa những yếu tố khoa học và sáng tạo. Khi đưa ra quyết định, nhà quản trị phải vận dụng tri thức, kinh nghiệm của mình một cách linh hoạt tùy thuộc vào vấn đề và trường hợp cụ thể. Các vấn đề cần giải quyết rất đa dạng, phong phú và giải pháp cũng đa dạng nên việc lựa chọn giải pháp nào tùy thuộc vào nhà quản trị. Do đó, quyết định quản trị luôn mang tính khoa học và sáng tạo, là sản phẩm tư duy của nhà quản trị.
Phân loại các quyết định quản trị thường gặp
Theo tính chất quyết định
Quyết định chiến lược: Là những quyết định liên quan đến định hướng và đường lối chiến lược cho sự phát triển lâu dài của tổ chức, công ty,…
Quyết định chiến thuật: Là những quyết định liên quan đến việc thực hiện các mục tiêu trước mắt như triển khai chiến lược cho từng giai đoạn,…đảm bảo cho việc thực hiện quyết định chiến lược.
Quyết định tác nghiệp: Là các quyết định liên quan đến hoạt động của từng bộ phận cụ thẻ hoặc giải quyết các vấn đề mang tính tác nghiệp. Thông qua các quyết định tác nghiệp mà vấn đề của quyết định chiến thuật hoặc quyết định chiến lược mới được thực hiện.
Theo thời gian
Quyết định ngắn hạn: Là những quyết định cho thời gian dưới 1 năm
Quyết định trung hạn: Là những quyết định cho thời gian từ 1 năm đến 5 năm
Quyết định dài hạn: Là những quyết định trên 5 năm.
Những yêu cầu đối với quyết định quản trị
Các yêu cầu khi đưa ra các quyết định quản trị
Thứ nhất, quyết định quản trị phải có cơ sở khoa học bất kể là loại quyết định nào. Việc đưa ra quyết định quản trị cần dựa trên những cơ sở thông tin đầy đủ và chính xác từ thực tiễn cũng như xét đến các yêu cầu của quy luật khách quan. Nhà quản trị cần có những căn cứ khoa học thì mới có thẻ đưa ra được những quyết định đúng và phù hợp với đòi hỏi thực tiễn khách quan.
Thứ hai, các quyết định quản trị phải đảm bảo tính thống nhất như đều xuất phát từ mục tiêu và nhiệm vụ chung của tổ chức, không tạo ra mâu thuẫn hay loại bỏ lẫn nhau. Mặt khác, các quyết định quản trị cũng cần đảm bảo sự ổn định tương đối, không nên thay đổi thường xuyên về mặt nội dung và cách thức thực hiện.
Thứ ba, các quyết định phải đúng thẩm quyền, yêu cầu này liên quan đến trách nhiệm của người quản trị và người thi hành quyết định. Các nhà quản trị không được ra các quyết định vượt thẩm quyền được giao và chỉ những quyết định đúng thẩm quyền mới có hiệu lực thi hành.
Thứ tư, quyết định quản trị phải có địa chỉ rõ ràng, chỉ rõ đối tượng của quyết định là ai để xác định rõ người đảm nhận vai trò thi hành quyết định.
Thứ năm, các quyết định đưa ra phải thỏa mãn yêu cầu kịp thời, nhằm giải quyết vấn đề đã chín muồn. Vì vậy, các quyết định cần phải kịp thời, sớm quá hoặc muộn quá đều không đem lại hiệu quả mong muốn.
Vai trò của quyết định quản trị
Quyết định quản trị chính là công cụ hữu hiệu để nhà quản trị thực hiện tốt vai trò quản trị của mình. Họ sẽ sử dụng quyền ra quyết định để tác động lên đối tượng quản trị từ đó giúp đạt được những mục tiêu và định hướng của tổ chức, công ty.
Tất cả các hoạt động của tổ chức được tiến hành dựa trên cơ sở các quyết định quản trị nên quyết định quản trị sẽ ảnh hưởng trực tiếp lên các hoạt động trong tổ chức. Một quyết định hợp lý được đưa ra đúng lúc sẽ tạo điều kiện cho tổ chức có thể tận dụng được những thời cơ có lợi hoặc ngăn ngừa kịp thời rủi ro để giúp tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động. Ngược lại, đối với những quyết định bất hợp lý hoặc thiếu căn cứ khoa học sẽ khiến cho tổ chức gặp nhiều khó khăn trong hoạt động và gây ra những hậu quả xấu.
Những quyết định quản trị được đưa ra sau quá trình lao động tư duy của nhà quản trị, không chỉ có ý nghĩa về mặt khoa học mà còn liên quan chặt chẽ đến uy tín, năng lực của người quản trị cũng như danh tiếng, thương hiệu của tổ chức, công ty đó.
Quy trình ra quyết định chi tiết và hiệu quả
Quy trình ra quyết định bao gồm 6 bước chi tiết như sau:
Bước 1: Xác định vấn đề cần đưa ra quyết định
Ở bước này, nhà quản trị cần xem xét vấn đề mà mình cần giải quyết là gì, mục đích khi giải quyết vấn đề này và mục tiêu cần đạt được là gì? Việc xác định vấn đề vô cùng quan trọng và nó sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của cả tổ chức.
Bước 2: Xác định tiêu chuẩn, nguyên tắc để đánh giá và lựa chọn phương án, giải pháp
Ở bước này, các tiêu chuẩn đưa ra cần phù hợp với vấn đề cần giải quyết và gắn với mục tiêu cụ thể. Các tiêu chuẩn cần cụ thể, theo thứ tự ưu tiên và mức độ quan trọng của vấn đề.
Bước 3: Thu thập thông tin và xử lý thông tin
Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin làm cơ sở cho việc ra quyết định. Các thông tin có liên quan đến vấn đề cần giải quyết là cơ sở để đưa ra quyết định. Để có thể đưa ra quyết định hợp lý cần thu thập đầy đủ thông tin và xử lý, chọn lọc thông tin khoa học, phù hợp.
Bước 4: Xây dựng phương án giải quyết vấn đề
Khi xây dựng các phương án, nhà quản trị cần tính toán các khả năng có thể xảy ra khi thực hiện và cần có nhiều phương án khác nhau để dự trù thay vì chỉ có một phương án nhất định.
Bước 5: Tiến hành so sánh, đánh giá các phương án để lựa chọn phương án tối ưu
Dựa trên những tiêu chuẩn đã đưa ra ở bước 2 để chúng ta so sánh và đánh giá các phương án khác nhau trên có sở những mặt lợi và bất lợi. Các bạn có thể sử dụng phương pháp cho điểm có trọng số để đánh giá hiệu quả của từng phương án. Những tình huống có thể xảy ra gồm:
Tình huống 1: Có nhiều phương án nhưng xuất hiện một phương án nổi trội hơn=>nên chọn phương án này để ra quyết định.
Tình huống 2: Có nhiều phương án khác nhau và các phương án này đều ngang nhau. Nếu vậy cần quay lại bước 2 để xem lại các tiêu chuẩn, nếu cần có thể đưa thêm các tiêu chuẩn khác để lựa chọn được phương án tốt nhất.
Tình huống 3: Không có phương án nào là phù hợp vói các tiêu chuẩn đề ra. Khi đó, nhà quản trị cần tìm các phương án bổ sung, nếu không thì cần xem xét lại để hạ bớt tiêu chuẩn từ đó đưa ra quyết định.
Bước 6: Nhà quản trị đưa ra quyết định dựa trên cơ sở phương án đã lựa chọn
Những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình đưa ra quyết định quản trị
Thiếu thông tin: Việc thiếu thông tin sẽ ảnh hưởng đến việc đưa ra quyết định của nhà quản trị. Những trường hợp thường gặp gồm: Có thông tin những thông tin không chính xác hoặc chưa được xác thực, tận dụng những thông tin có sẵn mà không tìm thông tin mới hoặc xem nhẹ những thông tin mình có, giới hạn về khả năng xử lý thông tin,…
Nhận thức cá nhân của nhà quản trị: Trình độ, kinh nghiệm và vị trí của người ra quyết định đôi khi khiến họ chỉ chú ý vào những vấn đề mà người đó quan tâm. Điều này khiến các quyết định đưa ra sẽ mang tính chủ quan và tính cá nhân nhiều hơn khiến cho vấn đề không được giải quyết một cách thỏa đáng.
Tính bảo thủ: Do quán tính nên nhà quản trị thường có xu hướng chọn những cách giải quyết hay phương án thuộc sở trường của mình. Tư duy, nếp nghĩ của một người cần thời gian để thay đổi và đôi khi vì sợ trách nhiệm nên người ra quyết định không dám mạo hiểm chọn phương án mới mẻ, độc đáo.
Những tiền lệ có trong tổ chức: Khi đưa ra những quyết định liên quan đến vấn đề phức tạp mà đã có tiền lệ từ trước trong tổ chức, công ty thì người ra quyết định sẽ có xu hướng giải quyết theo cách trước đây đã thực hiện.
Xu hướng dung hòa lợi ích: Vì có sự tồn tại của nhiều loại lợi ích nên khi ra quyết định, nhà quản trị sẽ rơi vào tình huống khó chọn được phương án xuất phát từ lợi ích cao nhất của tổ chức mà họ phải chọn phương án dung hòa được lợi ích đôi bên để đạt được sự thỏa hiệp từ đó có sự hỗ trợ trong việc thực hiện các quyết định sau này.
Việc ra quyết định quản trị là một trong những nội dung vô cùng quan trọng có ảnh hưởng mật thiết đến sự phát triển của một tổ chức, đơn vị. Do đó, để có thể đưa ra quyết định hiệu quả, nhà quản trị cần xem xét nhiều yếu tố và thông tin liên quan để mang lại lợi ích cao nhất cho tổ chức của mình.
